Livret d'accueil vidéo en ESMS : le guide pratique

Suite pratique à notre article sur la Loi 2002-2 et le livret d’accueil vidéo. Ici, nous entrons dans les étapes opérationnelles de production. À lire en parallèle si vous êtes directeur·rice d’ESMS, qualiticien·ne ou chef·fe de service qui doit faire passer le projet en interne.

Avant de commencer : ce que vous savez déjà

Le livret d’accueil est obligatoire dans tout ESMS (article L. 311-4 du CASF). Sa version papier reste obligatoire — la vidéo ne remplace pas, elle complète. La HAS, dans son manuel d’évaluation ESSMS 2022, demande explicitement que les supports d’information soient adaptés aux capacités de compréhension des personnes accompagnées (critère 1.2), et mentionne le FALC, les pictogrammes et les supports audio/vidéo comme exemples de bonnes pratiques.

Si vous lisez cet article, nous supposons que cette logique est admise dans votre établissement et que vous êtes au stade “OK, comment on s’y prend concrètement”. Réponse en 7 étapes.

Étape 1 — Cadrer en équipe de direction

Un livret d’accueil vidéo n’est pas un objet périphérique. C’est un document institutionnel qui parle de votre structure, de ses valeurs, de son organisation. Avant tout, la direction (et idéalement la gouvernance — bureau associatif ou conseil d’administration) doit valider la démarche, le périmètre et l’enveloppe budgétaire.

Questions à trancher à cette étape :

• Qui porte le projet en interne ? (souvent : directeur·rice + chef·fe de service éducatif + qualiticien·ne)
• Quel public cible précis ? (résidents, futurs résidents, familles, tuteurs — chacun a des besoins différents)
• Quelles fonctions du livret papier doit couvrir la vidéo ? (toutes, ou seulement les essentielles)
• Quelle durée maximale visée ? (généralement 8-12 minutes, au-delà on perd l’attention)

Cette étape prend 2 à 4 semaines selon votre rythme institutionnel. Ne la sautez pas — un livret vidéo lancé sans portage direction explicite s’enlise au montage.

Étape 2 — Co-construire le scénario

Le FALC n’est pas qu’une question d’écriture simplifiée. C’est une méthode qui demande la co-construction avec les personnes accompagnées. Concrètement, dans votre établissement, ça veut dire impliquer 3 à 6 résidents (selon vos capacités d’accompagnement et leurs envies) dans l’écriture du contenu.

Comment on procède chez BaKa (mais d’autres prestataires ont leurs propres méthodes) :

1. Premier atelier (1h30) : on présente le projet aux résidents impliqués, on récolte leurs idées sur ce qui les aide / ce qui les a aidés à comprendre l’établissement à leur arrivée.
2. Deuxième atelier : on structure le contenu en scènes (chaque scène = une information). Validation collective.
3. Troisième atelier : story-board visuel (parfois en pictogrammes, parfois en croquis simples). Validation finale par les résidents.

Compter 3 à 6 semaines pour cette phase, selon la disponibilité de vos résidents et le rythme de l’établissement. C’est la phase la plus importante — un scénario validé en amont fait gagner énormément de temps au tournage.

Étape 3 — Sécuriser le droit à l’image

Ce point n’est pas négociable. Avant tout tournage, vous devez :

Signer une convention avec le prestataire vidéo. Elle précise : qui possède les rushs, qui possède le master final, où la vidéo sera diffusée (interne uniquement / site web / festivals / réseaux sociaux), durée d’autorisation, possibilité de retrait.

Recueillir l’autorisation individuelle de chaque résident qui apparaît à l’écran (ou de son représentant légal en cas de tutelle). L’autorisation doit être expliquée en FALC, signée, et conservée. Le formulaire mentionne explicitement les usages prévus.

Prévoir un droit de retrait. Pendant ou après le tournage, un résident (ou son représentant légal) peut demander à être retiré. Pas de négociation, pas de “mais on a déjà tourné”. Nous retirons. C’est la base de la confiance.

Une référence utile : la recommandation HAS FALC sur l’engagement des personnes dans les soins — pas spécifiquement sur le droit à l’image, mais utile pour cadrer l’esprit de la démarche.

Étape 4 — Choisir le bon prestataire

Tous les prestataires vidéo ne sont pas qualifiés pour ce type de projet. Critères à vérifier :

• Connaissance du secteur médico-social : a-t-il déjà travaillé avec des ESMS ? Connaît-il la Loi 2002-2, les évaluations HAS, le vocabulaire CPOM/CVS ?
• Capacité à travailler en FALC : sait-il co-construire avec des personnes en situation de handicap intellectuel ? A-t-il une méthode FALC formalisée ?
• Qualité technique réelle : caméras 4K, son cinéma, lumière professionnelle. Demandez à voir des extraits.
• Références vérifiables : des structures déjà accompagnées qui peuvent témoigner directement.
• Stabilité de l’équipe : un prestataire qui change d’équipe à chaque chantier n’a pas la maturité pour ce type de projet.

Chez BaKa, le livret d’accueil vidéo fait partie des projets institutionnels que nous menons avec les structures, au même titre que le podcast, le documentaire ou la sensibilisation.

Étape 5 — Planifier un calendrier réaliste

Un livret d’accueil vidéo bien fait prend 6 à 12 semaines entre le démarrage et la livraison finale, selon la taille de l’établissement et la complexité.

Phasage type :

• Semaines 1-2 : cadrage direction + recueil contributions résidents
• Semaines 3-5 : écriture scénario co-construit en FALC
• Semaines 6-7 : tournage (souvent étalé sur 2-3 sessions)
• Semaines 8-10 : montage + retours équipe + retours résidents
• Semaines 11-12 : finalisation + validation CVS + livraison

Évitez de superposer la production avec une période d’audit, d’évaluation HAS, ou un événement majeur de l’établissement. Le projet vidéo demande de la disponibilité — la vôtre, celle des résidents, celle des équipes.

Étape 6 — Validation par le CVS et la direction

Avant publication, le livret d’accueil vidéo final passe par le Conseil de la Vie Sociale (CVS) pour avis (article L. 311-6 du CASF). C’est une obligation institutionnelle, et c’est aussi un moment important : les premiers retours des résidents et des familles permettent souvent d’ajuster une scène, une formulation, un détail.

Prévoir un visionnage CVS + 1-2 semaines pour les ajustements éventuels. Une fois validée, la vidéo est publiée — sur votre site web, sur votre intranet, ou simplement projetée à chaque admission selon ce que vous décidez.

Étape 7 — Mise à jour et vie du document

Un livret d’accueil vidéo n’est pas figé. Les changements d’équipe, de règlement, de tarification, de projet d’établissement doivent pouvoir y être reportés.

D’où l’intérêt, dès le scénario, de prévoir une structure modulaire : des scènes indépendantes qu’on peut remplacer individuellement sans refaire tout le film. Compter une révision majeure tous les 3 ans, et des mises à jour ponctuelles entre.

Conservez les rushs (le matériel brut tourné) — ils permettent des micro-mises à jour à moindre coût.

Budget : à quoi s’attendre

Chez BaKa, un livret d’accueil vidéo se construit en séances, à partir de 280 € par séance ; le nombre de séances dépend de la durée du film et du nombre de scènes. Arsène cadre le budget au téléphone.

Le poste budgétaire le plus variable est la phase de co-construction du scénario (étape 2). Plus vous impliquez de résidents et plus le nombre d’ateliers est élevé, plus le coût monte — mais plus la qualité finale est forte. À cadrer selon votre ambition et votre enveloppe.

Pour aller plus loin

• L’article complet sur la Loi 2002-2 et le livret d’accueil vidéo — cadre légal, FALC, HAS, exemples vidéo institutionnels (CHU Grenoble, CH Claudel).
• Notre offre Structures si vous voulez démarrer un projet concret avec BaKa.
• Nos interventions en Essonne — le département où BaKa est née, pour une idée de notre méthode au-delà du livret d’accueil.

Nous en discutons ?

Vous êtes en cadrage de votre projet de livret d’accueil vidéo et vous voulez discuter avec quelqu’un qui en a accompagné une trentaine ?

Arsène de Rancourt — Directeur & cofondateur de BaKa. 📞 06 15 10 84 63 ✉️ arsene@ba-ka.fr

Pas besoin d’un dossier complet pour appeler. Une question simple, un calendrier qu’on essaie de tenir, un budget contraint — nous regardons ensemble ce qui est possible.